Jak dopuścić asystenta AI do pracy w organizacji?

Dlaczego to pytanie w ogóle powstaje

Asystenci AI rzadko wchodzą do organizacji jedną drogą. Pracownicy korzystają z kont prywatnych, działy kupują licencje na własną rękę, a programy biurowe dostają nowe funkcje w aktualizacjach.

UODO ogłosił 6 sierpnia 2026 r. listy pytań inicjalnych o ochronie danych w systemach AI. Według urzędu pytanie o zgodność pada zwykle wtedy, gdy narzędzie już działa, a rozstrzygnięcia o danych i dostawcy zapadły wcześniej. Urząd zastrzega, że listy nie są wiążącą wykładnią przepisów i nie przesądzają o zgodności z RODO. Wersję 0 wypełniają organizacje spoza profilu list dla MŚP i sektora publicznego. Wersję Rozszerzoną wypełnia się m.in. przy danych szczególnych kategorii albo przekazaniu danych poza EOG. Asystent dostawcy spoza EOG zwykle jej wymaga.

Drugie źródło trudności to trzy reżimy naraz — AI Act, RODO i ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (KSC). Procedurę dopuszczenia trzeba złożyć z obowiązków, które każdy z nich już nakłada.

Co trzeba ustalić przed decyzją

Asystent AI dopuszcza się do zastosowania, a nie do marki

Ta sama marka działa na koncie prywatnym pracownika, w planie konsumenckim opłaconym przez firmę i w planie biznesowym z umową. To trzy różne sytuacje prawne. Plan bez umowy powierzenia z organizacją nie pozwala traktować dostawcy jak jej podmiotu przetwarzającego (art. 28 ust. 3 RODO). Przekazanie mu danych osobowych wymagałoby wtedy własnej podstawy (art. 6 ust. 1).

Jednostką decyzji jest zastosowanie, czyli narzędzie użyte w określonym procesie. Według Wersji 0 list UODO ocenę przeprowadza się odrębnie dla każdego procesu, bo ogólna ocena narzędzia nie wystarcza. Na tym samym poziomie warto prowadzić rejestr zastosowań AI. Nie wymaga go AI Act, ale ułatwia wykazanie, kto i do czego używa narzędzia. Wpis obejmuje zastosowanie, właściciela procesu, plan z ustawieniami oraz datę decyzji i przeglądu.

Wniosek o dopuszczenie warto powierzyć właścicielowi procesu, a ocenę IT, bezpieczeństwu informacji i IOD. Decyzję warto powierzyć osobie wskazanej przez zarząd. W podmiocie kluczowym lub ważnym o zasadach dopuszczania narzędzi objętych systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji decyduje jednak kierownik podmiotu (art. 8d pkt 1 ustawy o KSC). Warunki dopuszczenia wyznaczają najtańszy plan, bo potrzebne funkcje administracyjne bywają dopiero w droższych.

Jaką rolę ma organizacja według AI Actu

Organizacja, która wykorzystuje system AI pod swoją kontrolą, jest podmiotem stosującym (art. 3 pkt 4). Wyjątek dotyczy osobistej działalności pozazawodowej. Dostawcą jest ten, kto rozwija system albo model ogólnego przeznaczenia lub zleca jego rozwój i wprowadza go do obrotu albo oddaje do użytku pod własną nazwą lub własnym znakiem towarowym (art. 3 pkt 3). Zakup licencji nie spełnia tych przesłanek. Inaczej jest, gdy organizacja buduje własnego asystenta na cudzym modelu i oddaje go do użytku pod swoją nazwą, także na własny użytek (art. 3 pkt 3 i 11). Jako dostawca informuje wtedy użytkowników o interakcji z AI, chyba że jest to oczywiste (art. 50 ust. 1). Oznakowuje też generowane treści w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, z wyjątkiem m.in. standardowej edycji (art. 50 ust. 2).

Rola podmiotu stosującego niesie dziś trzy obowiązki istotne przy asystencie. Pierwszy to środki wspierające kompetencje personelu i innych osób, które w imieniu organizacji zajmują się działaniem i wykorzystaniem systemów AI (art. 4). Przepis zastrzega wprost, że nie chodzi o zapewnienie określonego poziomu kompetencji u poszczególnych osób. Drugi to powstrzymanie się od praktyk zakazanych (art. 5). Oba obowiązki stosuje się od 2 lutego 2025 r. (art. 113 akapit trzeci lit. a). Wyjątkiem są nowe zakazy dotyczące treści intymnych bez zgody i materiałów przedstawiających seksualne wykorzystywanie dzieci, które stosuje się od 2 grudnia 2026 r.

Trzeci obowiązek dotyczy publikacji i działa od 2 sierpnia 2026 r. (art. 113 akapit drugi). Gdy organizacja publikuje tekst wygenerowany lub zmanipulowany przez system AI w celu informowania społeczeństwa o sprawach leżących w interesie publicznym, ujawnia ten fakt (art. 50 ust. 4 akapit drugi). Obowiązek nie ma zastosowania, gdy treść poddano weryfikacji przez człowieka lub kontroli redakcyjnej i gdy odpowiedzialność redakcyjną za publikację ponosi osoba fizyczna lub prawna. Ten sam ustęp obejmuje treści deepfake.

Obowiązki z art. 26 dotyczą podmiotów stosujących systemy AI wysokiego ryzyka. Asystent AI do redagowania, streszczania czy tłumaczenia nie jest takim systemem. Może się nim stać, gdy organizacja przeznaczy go do celu z załącznika III (art. 6 ust. 2).

Gdzie asystent AI przestaje być asystentem

Zmianę przeznaczenia systemu AI przez podmiot stosujący, także systemu ogólnego przeznaczenia, reguluje art. 25 ust. 1 lit. c. Jeżeli po tej zmianie system staje się systemem wysokiego ryzyka zgodnie z art. 6, organizację uznaje się za jego dostawcę. Obejmują ją wtedy obowiązki dostawcy z art. 16. Pełną analizę zmiany roli zawiera wpis Kiedy organizacja stosująca AI staje się dostawcą systemu?.

Najbliżej tej granicy leżą zastosowania kadrowe z załącznika III pkt 4. Pierwsza grupa obejmuje rekrutację lub wybór osób, w szczególności ukierunkowane ogłoszenia o pracę, analizowanie i filtrowanie podań oraz ocenę kandydatów (lit. a). Druga obejmuje decyzje wpływające na warunki stosunków pracy oraz decyzje o awansie lub rozwiązaniu umownego stosunku pracy (lit. b). Ta sama litera wymienia przydzielanie zadań w oparciu o indywidualne zachowanie, cechy osobowości lub charakter. Wymienia też monitorowanie lub ocenę wydajności i zachowania. Organizacja, która przeznacza asystenta do rankingu kandydatów albo oceny rocznych wyników zespołu, wchodzi w te obszary.

Systemu z załącznika III w określonych przypadkach nie uznaje się za system wysokiego ryzyka (art. 6 ust. 3). System z załącznika III, który dokonuje profilowania osób fizycznych, zawsze jest jednak systemem wysokiego ryzyka (art. 6 ust. 3 akapit trzeci). Obowiązki z rozdziału III sekcje 1–3, w tym art. 25 i art. 26, stosuje się wobec systemów z załącznika III od 2 grudnia 2027 r. (art. 113 akapit trzeci lit. c).

Niezależnie od tej daty działa RODO, na które AI Act co do zasady nie ma wpływu (art. 2 ust. 7). Osoba ma prawo nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa (art. 22 ust. 1). Wyjątki wymagają niezbędności do umowy, przepisu albo wyraźnej zgody oraz środków ochrony praw osoby (art. 22 ust. 2 i 3). Ranking sprawdzany przez rekrutera może nie być decyzją opartą wyłącznie na automatyzacji. Warunkiem jest rzeczywista ocena każdej kandydatury z możliwością zmiany wyniku. Według list UODO osoba sprawdzająca powinna móc zmienić wynik na podstawie własnej oceny, a nie tylko go zatwierdzić. Takie zastosowanie wymaga i tak podstawy przetwarzania i informacji dla kandydatów.

Rekomenduję więc wpisać do zasad zakaz używania asystenta do celów z załącznika III bez odrębnej analizy. Zapis ogranicza ryzyko zmiany roli i ryzyko z art. 22 RODO. Zakaz z art. 5 ust. 1 akapit pierwszy lit. f obejmuje wyciąganie wniosków na temat emocji osoby fizycznej w miejscu pracy, a motyw 44 wiąże go z danymi biometrycznymi, więc poza względami medycznymi lub bezpieczeństwa funkcje wyciągające wnioski na temat emocji na podstawie takich danych trzeba wyłączyć.

Podstawa przetwarzania i cele własne dostawcy

Wprowadzenie danych osobowych do asystenta jest przetwarzaniem przez organizację. Potrzebuje ono podstawy z art. 6 ust. 1, a przy danych szczególnych kategorii także przesłanki z art. 9 ust. 2. Dane mają być zbierane w konkretnych celach i ograniczone do tego, co niezbędne (art. 5 ust. 1 lit. b i c). Według Wersji 0 list UODO warunki legalności ustala się przed rozpoczęciem przetwarzania. Urząd zalicza do nich m.in. podstawę prawną, powierzenie, podstawę przekazania poza EOG i obowiązek informacyjny. Według urzędu decyzji o wdrożeniu nie podejmuje się, dopóki ich nie wykonano.

Gdy pracownicy wprowadzają do asystenta dane klientów, pracowników albo kontrahentów, dostawca zwykle przetwarza je w imieniu organizacji (art. 4 pkt 8). Organizacja korzysta wtedy wyłącznie z podmiotów zapewniających wystarczające gwarancje (art. 28 ust. 1). Potrzebna jest umowa lub inny instrument prawny z art. 28 ust. 3 w formie pisemnej, w tym elektronicznej (art. 28 ust. 9). Według list UODO taka umowa jest obowiązkowa, gdy dostawca przetwarza dane w imieniu organizacji. Warto zachować wersję warunków z datą akceptacji i listą dalszych podmiotów przetwarzających.

Dostawca może jednak zastrzegać sobie wykorzystanie danych do własnych celów, takich jak trenowanie modeli. Według list UODO trzeba wtedy zweryfikować skutki z art. 28 ust. 10 i ewentualne współadministrowanie (art. 26). W tym zakresie dostawca nie działa w imieniu organizacji, a przekazanie mu danych wymaga odrębnej podstawy (art. 6 ust. 1). Przy danych powierzonych organizacji przekazanie ich na cele własne dostawcy wymaga udokumentowanego polecenia administratora (art. 28 ust. 3 lit. a i art. 29) oraz podstawy przetwarzania po stronie administratora (art. 6 ust. 1). Dlatego warto wyłączyć trenowanie na danych organizacji i wypisać z warunków pozostałe cele własne dostawcy.

Przekazanie danych i informacja dla osób

Jeżeli dane trafiają do państwa trzeciego, przekazanie wymaga spełnienia warunków rozdziału V (art. 44). Podstawą może być decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 ust. 1). Może nią być też odpowiednie zabezpieczenie, na przykład standardowe klauzule ochrony danych, pod warunkiem egzekwowalnych praw osób i skutecznych środków ochrony prawnej (art. 46). Przy transferach opartych na art. 46 Wersja Rozszerzona list UODO wskazuje, że wymagana jest ocena skutków transferu.

Klauzule informacyjne wymieniają odbiorców lub ich kategorie oraz zamiar przekazania danych do państwa trzeciego (art. 13 ust. 1 lit. e i f oraz art. 14 ust. 1 lit. e i f). Listy UODO pytają też, jak osoby zostaną poinformowane o użyciu AI. Przepisy wprost wymagają informacji o zasadach podejmowania decyzji przy decyzjach z art. 22 ust. 1 i 4 (art. 13 ust. 2 lit. f i art. 14 ust. 2 lit. g).

Ocena skutków dla ochrony danych

Ocenę skutków przeprowadza się przed rozpoczęciem przetwarzania, gdy rodzaj przetwarzania z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób (art. 35 ust. 1). Przepis ocenia to według charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania. Według list UODO ocena skutków jest wymagana m.in. przy systematycznej ocenie osób i innowacyjnej technologii, z odesłaniem do wykazu Prezesa UODO. Przypadek z art. 35 ust. 3 lit. a zachodzi, gdy systematyczna i kompleksowa zautomatyzowana ocena pracowników lub kandydatów jest podstawą decyzji o skutkach prawnych lub podobnie istotnych. Rekomenduję więc przeprowadzić ocenę skutków albo zapisać, dlaczego nie jest wymagana.

Dane klientów i tajemnica przedsiębiorstwa

Organizacja bywa podmiotem przetwarzającym dane swoich klientów. Wprowadzenie tych danych do asystenta oznacza wtedy korzystanie z usług innego podmiotu przetwarzającego. Wymaga to uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody administratora, czyli klienta (art. 28 ust. 2). Przy zgodzie ogólnej organizacja informuje klienta o zamiarze dodania dostawcy, a klient może się sprzeciwić. Decyzja o dopuszczeniu narzędzia we własnej organizacji tej zgody nie zastępuje. Organizacja nakłada umową na dostawcę te same obowiązki ochrony danych, które ma wobec klienta. Wobec klienta odpowiada za ich wykonanie w pełni (art. 28 ust. 4). Ten sam układ powstaje w grupie kapitałowej, gdy spółka dominująca kupuje licencję i zarządza środowiskiem spółek zależnych. Bywa wtedy ich podmiotem przetwarzającym i potrzebuje umowy powierzenia oraz ich zgody na dalszy podmiot.

Druga granica nie wynika z RODO. Kalkulacje, kod źródłowy czy warunki umów mogą być tajemnicą przedsiębiorstwa, nawet gdy nie zawierają danych osobowych. Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji obejmuje informacje o wartości gospodarczej, które nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się takimi informacjami albo nie są dla nich łatwo dostępne. Warunkiem jest też to, że uprawniony podjął przy zachowaniu należytej staranności działania w celu utrzymania ich w poufności (art. 11 ust. 2). Zasady określające, czego nie wolno wprowadzać do asystenta, należą do takich działań.

Ustawienia, które decydują o zakresie danych

Administrator wdraża środki, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie dane niezbędne do konkretnego celu (art. 25 ust. 2). Obowiązek odnosi się do ilości danych, zakresu przetwarzania, okresu przechowywania i dostępności. Środki bezpieczeństwa mają odpowiadać ryzyku (art. 32 ust. 1). Przy asystencie przekłada się to na sześć decyzji zapisanych przed wydaniem licencji.

1. Trenowanie modeli na treściach organizacji — wyłączone.
2. Retencja historii rozmów i załączonych plików — określona, a gdy plan na to nie pozwala, zastąpiona własną procedurą usuwania albo zmianą planu (art. 5 ust. 1 lit. e).
3. Łączniki, wtyczki, rozszerzenia przeglądarki i tryb agenta — wyłączone do odrębnej decyzji. Dotyczy to także zgód na dostęp aplikacji do danych organizacji.
4. Pamięć między rozmowami i publiczne udostępnianie rozmów — wyłączone, chyba że zastosowanie ich wymaga.
5. Logowanie wyłącznie przez firmowy system tożsamości z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym, a przy odejściu pracownika unieważnienie sesji i kluczy dostępu oraz przejęcie albo usunięcie historii.
6. Dziennik zdarzeń dla administratora oraz możliwość wyszukania i usunięcia rozmów.

Asystent AI w pakiecie biurowym działa zwykle w granicach uprawnień użytkownika. Przed jego włączeniem warto więc uporządkować nadmiarowe udostępnienia plików, bo asystent może przytoczyć ich treść w odpowiedziach. Ustawienia warto sprawdzać okresowo i po każdej zmianie funkcji lub warunków, bo nowe funkcje bywają włączane domyślnie. Według Wersji 0 list UODO aktualizacja modelu przez dostawcę, rozszerzenie zakresu danych albo nowe zastosowanie wymagają ponownej oceny.

Co dokłada ustawa o KSC

Podmiot kluczowy lub podmiot ważny wdraża system zarządzania bezpieczeństwem informacji w systemie informacyjnym wykorzystywanym w procesach wpływających na świadczenie usługi (art. 8 ust. 1). Gdy asystent dotyka takich procesów, obejmuje go ten system jak każdą usługę ICT. Punktem wyjścia jest szacowanie ryzyka (art. 8 ust. 1 pkt 1). Najbliżej leżą bezpieczeństwo w procesie nabywania i eksploatacji systemu (pkt 2 lit. b), łańcuch dostaw usług ICT (lit. e) i zarządzanie aktywami (lit. m). Dochodzą do tego polityki kontroli dostępu (lit. n) i edukacja personelu (lit. i). Przy łańcuchu dostaw podmiot uwzględnia m.in. podatności związane z dostawcą oraz ogólną jakość jego usług ICT (art. 8 ust. 2). Metodę oceny dostawcy opisuje wpis Jak zarządzać ryzykiem dostawców w NIS2?.

Podmioty spełniające przesłanki w dniu wejścia nowelizacji w życie realizują te obowiązki w terminie 12 miesięcy (art. 33 ust. 1 nowelizacji). Nowelizacja weszła w życie po upływie miesiąca od ogłoszenia 2 marca 2026 r. (art. 49), więc termin upływa według obliczenia 3 kwietnia 2027 r. Dawny operator usługi kluczowej stosuje dotychczasowy system do wdrożenia nowego (art. 33 ust. 6 nowelizacji). Podmiot, który spełni przesłanki później, ma 12 miesięcy od dnia ich spełnienia (art. 16). Podmiot ważny będący podmiotem publicznym oraz wskazane w art. 8 ust. 3 podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki stosują zamiast art. 8 ust. 1 załącznik nr 4 do ustawy. System obejmuje u nich systemy informacyjne kontrolowane przez podmiot.

Zasady i instruktaż przed nadaniem dostępu

Osoba działająca z upoważnienia administratora przetwarza dane wyłącznie na jego polecenie, chyba że wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego (art. 29 RODO). Administrator podejmuje działania, żeby tak było (art. 32 ust. 4). Przy doborze środków z art. 4 AI Actu uwzględnia się kontekst wykorzystania systemu i osoby, wobec których jest wykorzystywany. Według Wersji 0 list UODO szkolenia i polityki mogą powstawać równolegle z wdrożeniem, o ile ryzyko w tym czasie pozostaje kontrolowane. Asystent AI ogólnego przeznaczenia przetwarza to, co wprowadzi użytkownik, więc od tego zależy ryzyko. Dlatego rekomenduję, żeby zasady obowiązywały przed pierwszym logowaniem. Zasady rozstrzygają pięć spraw.

1. Dozwolone narzędzia i zastosowania, zakaz pracy na kontach prywatnych oraz cele wyłączone bez odrębnej analizy, w tym z załącznika III.
2. Informacje wyłączone z wprowadzania według obowiązującej klasyfikacji informacji, z osobnym punktem o danych powierzonych przez klientów i tajemnicy przedsiębiorstwa.
3. Sprawdzenie wyniku przed użyciem, zwłaszcza liczb, przepisów i cytatów.
4. Ujawnienie z art. 50 ust. 4 przy tekstach publikowanych w sprawach interesu publicznego i przy treściach deepfake.
5. Zgłaszanie zdarzeń do procedury naruszeń i incydentów.

Według Wersji 0 list UODO naruszeniem może być już wprowadzenie danych do narzędzia niedopuszczonego w organizacji. Każde naruszenie administrator dokumentuje (art. 33 ust. 5 RODO). Zgłasza je organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości do 72 godzin od stwierdzenia, chyba że ryzyko dla osób jest mało prawdopodobne (art. 33 ust. 1). Przy danych powierzonych organizacja zgłasza naruszenie administratorowi (art. 33 ust. 2). W podmiocie kluczowym lub ważnym to samo zdarzenie bywa też incydentem wymagającym obsługi (art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy o KSC). Zakazy i obowiązki użytkowników warto wprowadzić poleceniem, zarządzeniem albo regulaminem pracy, a u współpracowników spoza stosunku pracy — umową. Przegląd historii rozmów pracowników wymaga odrębnej oceny na gruncie prawa pracy. Rekomenduję powiązać wydanie licencji z potwierdzeniem instruktażu. Dobór działań do ról opisuje wpis Czego wymaga obowiązek kompetencji w zakresie AI?.

Zestawienie warunków dopuszczenia

Obowiązki z RODO stosuje się od 25 maja 2018 r. (art. 99 ust. 2), a ich wykonanie zależy od tego, czy do narzędzia trafiają dane osobowe.

Warunek — od kiedy	Podstawa	Wyjątki i ograniczenia
Podstawa przetwarzania i ograniczenie celu	art. 5 ust. 1 lit. b i c, art. 6 ust. 1, art. 9 ust. 2 RODO	przesłanka z art. 9 ust. 2 tylko przy danych szczególnych kategorii
Umowa z dostawcą w formie pisemnej, w tym elektronicznej	art. 28 ust. 1, 3 i 9 RODO	gdy dostawca przetwarza dane w imieniu organizacji; przy danych powierzonych organizacji także zgoda administratora (art. 28 ust. 2)
Cele własne dostawcy wypisane i ocenione	art. 6 ust. 1, art. 28 ust. 10 RODO; art. 26 przy współadministrowaniu	przy danych powierzonych organizacji — udokumentowane polecenie administratora (art. 28 ust. 3 lit. a i art. 29) i podstawa po stronie administratora; przy danych własnych — podstawa
Podstawa przekazania danych poza EOG	art. 44–46 RODO	tylko gdy dane trafiają do państwa trzeciego
Informacja dla osób	art. 13 ust. 1 lit. e i f, art. 14 ust. 1 lit. e i f RODO	informacja o zasadach decyzji — przy decyzjach z art. 22 (art. 13 ust. 2 lit. f i art. 14 ust. 2 lit. g)
Ustawienia, logowanie, dziennik zdarzeń	art. 5 ust. 1 lit. e, art. 25 ust. 2, art. 32 ust. 1 RODO	zakres zależy od planu i wersji narzędzia
Ocena skutków albo zapis, dlaczego nie jest wymagana	art. 35 ust. 1 i 3 RODO	sama ocena skutków — przy prawdopodobnym wysokim ryzyku
Aktualizacja rejestrów czynności przetwarzania	art. 30 ust. 1 i 2 RODO	rejestr kategorii czynności przetwarzania z art. 30 ust. 2 — przy danych powierzonych organizacji; zwolnienie z art. 30 ust. 5 dotyczy podmiotów zatrudniających mniej niż 250 osób i m.in. nie obejmuje przetwarzania, które nie ma charakteru sporadycznego
Zakres użycia bez praktyk zakazanych — od 2 lutego 2025 r.	art. 5 AI Act	ust. 1 akapit pierwszy lit. ba i bb oraz ust. 1a i 1b — od 2 grudnia 2026 r.; wyjątki w poszczególnych literach
Cele z załącznika III wyłączone bez odrębnej analizy	art. 6 ust. 2, art. 25 ust. 1 lit. c AI Act; art. 22 RODO	obowiązki dostawcy systemu wysokiego ryzyka od 2 grudnia 2027 r.; art. 22 RODO stosuje się niezależnie od tej daty
Zasady i instruktaż — art. 4 od 2 lutego 2025 r.	art. 4 AI Act; art. 29, art. 32 ust. 4 RODO	art. 4 nie wymaga zapewnienia określonego poziomu kompetencji
Ujawnienie tekstów o sprawach interesu publicznego i deepfake — od 2 sierpnia 2026 r.	art. 50 ust. 4 AI Act	nie dotyczy tekstu po weryfikacji człowieka lub kontroli redakcyjnej, gdy ktoś ponosi odpowiedzialność redakcyjną
Narzędzie w systemie zarządzania bezpieczeństwem informacji — według obliczenia do 3 kwietnia 2027 r.	art. 8 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 lit. b, e, i, m i n oraz ust. 2 i 3 ustawy o KSC	podmiot kluczowy lub ważny; zakres z art. 8 ust. 1 albo z załącznika nr 4; przy późniejszym spełnieniu przesłanek — 12 miesięcy (art. 16); dawny operator usługi kluczowej — dotychczasowy system do czasu wdrożenia nowego

Najczęstsze błędy

• Zakaz marki zamiast warunków. Reguła „nie korzystamy z czatu X” przestaje działać w dniu zakupu pierwszej licencji. Nie obejmuje też funkcji AI w programach, których organizacja już używa.
• Usunięcie nazwisk jako warunek dopuszczenia. Dane dotyczą także osoby możliwej do zidentyfikowania (art. 4 pkt 1 RODO). Dokument bez nazwisk często pozwala ustalić, o kogo chodzi. Nie traci też charakteru tajemnicy przedsiębiorstwa.

Wnioski i dalsze kroki

Mniej narzędzi oznacza mniej warunków do utrzymania.

1. Zinwentaryzuj asystentów, którzy już działają, także na kontach prywatnych i w programach biurowych. Wyznacz termin przejścia na konta firmowe i oceń z użytkownikami, czy na kontach prywatnych nie doszło do naruszenia.
2. Opisz zastosowania i kategorie danych, a do oceny włącz IOD.
3. Oceń dostawcę i wybierz plan, który spełnia warunki dopuszczenia.
4. Ustal podstawę przetwarzania i cele własne dostawcy. Zawrzyj umowę powierzenia, a przy danych powierzonych organizacji uzyskaj zgodę ich administratora. Ustal podstawę przekazania, zaktualizuj klauzule informacyjne i oceń potrzebę oceny skutków.
5. Skonfiguruj narzędzie, uporządkuj uprawnienia do plików i włącz dziennik zdarzeń. Podmiot kluczowy lub ważny obejmuje narzędzie systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji w zakresie wyznaczonym ustawą.
6. Przyjmij zasady, przeprowadź instruktaż i zacznij od grupy pilotażowej bez danych powierzonych przez klientów.
7. Zaktualizuj rejestr czynności przetwarzania, a przy danych powierzonych organizacji także rejestr kategorii czynności przetwarzania. Wpisz zastosowanie do rejestru zastosowań AI i wyznacz datę przeglądu.

Materiały powiązane

• Co powinien zawierać rejestr zastosowań AI? — pola wpisu, do którego trafia decyzja o dopuszczeniu.
• Czy narzędzie AI, którego używamy, jest systemem wysokiego ryzyka? — kwalifikacja, gdy zastosowanie zbliża się do załącznika III.
• Kto odpowiada za obowiązki przejrzystości z AI Actu? — art. 50 w całości.
• Co musi zawierać umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych? — postanowienia umowy z dostawcą, który przetwarza dane w imieniu organizacji.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji), wersja skonsolidowana na 27 lipca 2026 r. — art. 2 ust. 7, art. 3 pkt 3, 4 i 11, art. 4, art. 5, art. 6 ust. 2 i 3, art. 16, art. 25 ust. 1, art. 26, art. 50 ust. 1, 2 i 4, art. 113 i załącznik III pkt 4 oraz motyw 44 tekstu ogłoszonego — tekst skonsolidowany (eur-lex.europa.eu), tekst ogłoszony (eur-lex.europa.eu).
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) — art. 4 pkt 1 i 8, art. 5 ust. 1 lit. b, c i e, art. 6 ust. 1, art. 9 ust. 2, art. 13, art. 14, art. 22, art. 25 ust. 2, art. 26, art. 28, art. 29, art. 30, art. 32, art. 33 ust. 1, 2 i 5, art. 35 ust. 1 i 3, art. 44–46 i art. 99 ust. 2 — eur-lex.europa.eu.
• Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, tekst ujednolicony ze stanem na 18 sierpnia 2026 r. — art. 8 ust. 1–3, art. 8d pkt 1, art. 11 ust. 1 pkt 1, art. 16 i załącznik nr 4 — isap.sejm.gov.pl.
• Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 252 — art. 33 ust. 1 i 6 oraz art. 49 — isap.sejm.gov.pl.
• Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. 2026 poz. 85) — art. 11 ust. 2 — isap.sejm.gov.pl.
• Urząd Ochrony Danych Osobowych, Listy pytań inicjalnych. Ochrona danych osobowych w kontekście systemów sztucznej inteligencji, 6 sierpnia 2026 r. — komunikat, Wersja 0, Wersja dla sektora publicznego, Wersja dla MŚP i Wersja Rozszerzona — uodo.gov.pl.