Co powinien zawierać rejestr zastosowań AI?

Dlaczego to pytanie w ogóle powstaje

Rejestr czynności przetwarzania ma podstawę w art. 30 RODO. Przy sztucznej inteligencji nie ma przepisu o wewnętrznym wykazie zastosowań. Pytanie o rejestr wygląda więc na pytanie o dobrą praktykę. Wygląda tak do pierwszego pytania klienta albo audytora o to, gdzie w organizacji pracuje AI.

Drugi powód jest organizacyjny. Sztuczna inteligencja weszła do organizacji kilkoma drogami naraz. Część narzędzi kupiono świadomie. Część pojawiła się jako nowa funkcja w oprogramowaniu używanym od lat, a część zbudowały zespoły na modelach ogólnego przeznaczenia. Żadna z tych dróg nie kończy się wpisem do jakiegokolwiek wykazu.

Trzeci powód dotyczy dowodu. Rozporządzenie nie przewiduje wewnętrznego wykazu zastosowań. Mówi natomiast o informowaniu, o nadzorze i o ocenie. Każda z tych czynności wymaga wiedzy o tym, czego dotyczy. Rejestrację w bazie danych UE przewiduje art. 49 dla wybranych systemów z załącznika III. Obciąża ona dostawców lub, w stosownych przypadkach, ich upoważnionych przedstawicieli. Obciąża też podmioty stosujące takie systemy wysokiego ryzyka, jeżeli są organami publicznymi lub instytucjami, organami lub jednostkami organizacyjnymi Unii. To samo dotyczy osób działających w ich imieniu. Wpis w tej bazie nie zastępuje wewnętrznego wykazu zastosowań.

Co trzeba ustalić przed decyzją

Trzy obowiązki, które już wiążą

Rejestr ma przede wszystkim pozwolić wykonać obowiązki działające dziś.

Kompetencje w zakresie AI, art. 4, od 2 lutego 2025 r. Od 27 lipca 2026 r. przepis ma brzmienie nadane rozporządzeniem 2026/1744. Dostawcy i podmioty stosujące podejmują środki wspierające rozwój kompetencji wśród personelu i innych osób zajmujących się działaniem i wykorzystaniem systemów w ich imieniu. Przepis dodaje wprost, że obowiązek nie oznacza zapewnienia określonego poziomu kompetencji u poszczególnych osób. Jest to więc obowiązek starannego działania, nie rezultatu.

Wykonanie tego obowiązku wymaga wiedzy o tym, kto z jakiego narzędzia korzysta i w jakiej roli. Bez tej wiedzy szkolenie trafia albo do wszystkich, albo do nikogo.

Praktyki zakazane, art. 5, od 2 lutego 2025 r. Zakaz nie zależy od kwalifikacji ryzyka. Dotyczy tego, co system robi i jak organizacja go używa. Rejestr powinien więc opisywać przeznaczenie i sposób użycia na tyle konkretnie, żeby dało się to zestawić z katalogiem zakazów. Dwa nowe zakazy zaczną obowiązywać 2 grudnia 2026 r. Przy nich warunki naruszenia zależą od roli (art. 5 ust. 1a). Podmiot stosujący narusza je tylko wtedy, gdy sam wykorzystuje system do generowania zakazanych materiałów lub manipulowania nimi.

Przejrzystość, art. 50, od 2 sierpnia 2026 r. Obowiązki rozkładają się według roli. Dostawca zapewnia, aby system przeznaczony do bezpośredniej interakcji z ludźmi był projektowany i rozwijany tak, żeby byli oni informowani o interakcji z systemem AI. Obowiązek nie działa m.in. wtedy, gdy interakcja z AI jest oczywista dla dostatecznie poinformowanej, uważnej i ostrożnej osoby. Oczywistość ocenia się z uwzględnieniem okoliczności i kontekstu wykorzystywania. Dostawca odpowiada też za oznaczenie treści syntetycznych w formacie odczytywalnym maszynowo. Dostawca systemu generującego treści syntetyczne, który wprowadzono do obrotu przed 2 sierpnia 2026 r., ma na to czas do 2 grudnia 2026 r. (art. 111 ust. 4). Podmiot stosujący informuje osoby o rozpoznawaniu emocji i kategoryzacji biometrycznej. Ujawnia też treści deepfake oraz tekst publikowany w celu informowania społeczeństwa o sprawach leżących w interesie publicznym. Obowiązek co do tekstu nie ma zastosowania, gdy treść poddano weryfikacji przez człowieka lub kontroli redakcyjnej i gdy za publikację odpowiedzialność redakcyjną ponosi osoba fizyczna lub prawna.

W rejestrze oznacza to trzy pytania przy każdym zastosowaniu. Czy system rozmawia z ludźmi? Czy generuje treści? Czy rozpoznaje emocje albo kategoryzuje osoby na podstawie danych biometrycznych?

Co dopisać teraz, żeby nie zakładać rejestru drugi raz

Obowiązki z art. 25 i art. 26 dotyczą systemów AI wysokiego ryzyka. Leżą w rozdziale III sekcja 3. Zaczną być stosowane 2 grudnia 2027 r. wobec systemów wysokiego ryzyka z załącznika III oraz 2 sierpnia 2028 r. wobec systemów wysokiego ryzyka z załącznika I. Dziś jeszcze nie wiążą.

To nie jest powód, żeby pomijać je w rejestrze. Pola, których będą wymagać, są znane już teraz. Uzupełnienie ich po fakcie kosztuje więcej niż wpisanie od razu.

Data wprowadzenia systemu do obrotu lub oddania do użytku rozstrzyga, czy i od kiedy obowiązki z art. 25 i art. 26 obejmą system wysokiego ryzyka. Wobec operatorów systemu wysokiego ryzyka wprowadzonego do obrotu lub oddanego do użytku przed datą stosowania rozdziału III rozporządzenie stosuje się dopiero po istotnej zmianie w jego projekcie (art. 111 ust. 2). Zastrzeżenie to nie narusza stosowania zakazów z art. 5. W każdym razie dostawcy i podmioty stosujące systemy wysokiego ryzyka przeznaczone do wykorzystywania przez organy publiczne podejmują niezbędne kroki, żeby zapewnić zgodność do 2 sierpnia 2030 r. Według motywu 39 rozporządzenia 2026/1744 o objęciu okresem przejściowym z art. 111 ust. 2 decyduje data wprowadzenia do obrotu lub oddania do użytku pierwszego egzemplarza danego rodzaju i modelu. Nie decyduje więc data zakupu przez organizację.

Art. 25 wymaga wiedzy o trzech rzeczach. Chodzi o to, pod czyją nazwą działa system wysokiego ryzyka, czy dokonano w nim istotnej zmiany i czy po zmianie przeznaczenia system stał się systemem wysokiego ryzyka. Odpowiedzi na te pytania trzeba znać w momencie zmiany, a nie rok później.

Wobec podmiotu stosującego system wysokiego ryzyka art. 26 dokłada elementy, o których warto wiedzieć przed 2 grudnia 2027 r. (załącznik III) albo 2 sierpnia 2028 r. (załącznik I).

• Rejestry zdarzeń generowane automatycznie przechowywane przez okres stosowny ze względu na przeznaczenie systemu, nie krótszy niż sześć miesięcy (art. 26 ust. 6). Obowiązek dotyczy rejestrów pozostających pod kontrolą podmiotu stosującego. Mające zastosowanie prawo Unii lub prawo krajowe może stanowić inaczej, w szczególności prawo Unii o ochronie danych osobowych. Decyzja o retencji zapada przy konfiguracji narzędzia, a nie przy audycie.
• Poinformowanie pracowników przed użyciem systemu wysokiego ryzyka w miejscu pracy (art. 26 ust. 7). Pracodawca informuje przedstawicieli pracowników oraz pracowników, których to dotyczy, że będzie wobec nich wykorzystywany system wysokiego ryzyka. Ten obowiązek łatwo przeoczyć. Wygląda na sprawę z zakresu prawa pracy, a stoi w rozporządzeniu o AI.
• Nadzór człowieka powierzony imiennie. Przepis wymaga osób fizycznych mających kompetencje, przeszkolenie i uprawnienia oraz niezbędne wsparcie. Wpis „nadzór sprawuje właściciel procesu” nie pokazuje, że którykolwiek z tych warunków jest spełniony.
• Informacje od dostawcy z art. 13. Podmiot stosujący korzysta z nich przy ocenie skutków dla ochrony danych, jeżeli jest ona wymagana. To jest miejsce, w którym rejestr AI spina się z dokumentacją RODO.

Czego w rejestrze nie ma

Rejestr nie zastępuje oceny. Wpis „system rekrutacyjny, wysokie ryzyko” jest wnioskiem, a nie ustaleniem. Bez zapisu rozumowania nie dowodzi niczego.

Rejestr nie jest też listą narzędzi. Jednostką wpisu jest zastosowanie, czyli konkretne użycie systemu w konkretnym procesie. To samo narzędzie użyte do redagowania treści i do wstępnej selekcji kandydatów daje dwa wpisy o różnej kwalifikacji.

Nie należy do niego wreszcie wysokość kar ani ocena prawdopodobieństwa kontroli. Organem nadzoru rynku w zakresie systemów sztucznej inteligencji jest w Polsce co do zasady Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (art. 5 ust. 1 ustawy o systemach sztucznej inteligencji). Wobec dostawców systemów wymienionych w art. 75 ust. 1 rozporządzenia wyłączną kompetencję ma Urząd ds. AI. Obowiązki rozporządzenia wiążą niezależnie od stanu organizacyjnego krajowego organu.

Wnioski i dalsze kroki

Wewnętrzny rejestr zastosowań AI nie jest obowiązkiem prawnym i nie warto go tak przedstawiać zarządowi. Jest warunkiem wykonania obowiązków, które już wiążą. Jest też podstawą odpowiedzi udzielanej klientowi i audytorowi.

Kolejność, która daje wynik najszybciej.

1. Zbierz zastosowania od właścicieli procesów, a nie od działu IT. Dział IT zna narzędzia, właściciele procesów znają sposób użycia.
2. Przy każdym zastosowaniu odpowiedz na trzy pytania z art. 50 — interakcja, treści syntetyczne, rozpoznawanie emocji i kategoryzacja biometryczna.
3. Zestaw przeznaczenie z katalogiem praktyk zakazanych. To jedyna część, która nie znosi odkładania.
4. Przypisz rolę organizacji i zapisz uzasadnienie, a nie sam wynik.
5. Wyznacz osobę odpowiedzialną za aktualność wpisu i termin przeglądu.

Dowodem wykonania tej pracy jest rejestr. Każdy wpis ma w nim autora, datę i uzasadnienie kwalifikacji. Rejestr bez tych trzech elementów jest spisem narzędzi, nie dokumentacją.

Materiały powiązane

• Kiedy organizacja stosująca AI staje się dostawcą systemu? — kwalifikacja roli, którą rejestr ma umożliwić.
• Kto odpowiada za obowiązki przejrzystości z AI Actu? — trzy pytania z art. 50 rozwinięte.
• Co powinien zawierać rejestr naruszeń ochrony danych? — ten sam problem w RODO. Przepis mówi o dokumentowaniu, nie o rejestrze.
• Czego wymaga obowiązek kompetencji w zakresie AI? — obowiązek, przy którym wykaz zastosowań jest punktem wyjścia.
• Jakie nowe zakazy wprowadza AI Act od 2 grudnia 2026 r. i kogo dotyczą? — dwa nowe zakazy z art. 5, które trzeba sprawdzić przy każdym narzędziu generatywnym.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji), wersja skonsolidowana na 27 lipca 2026 r., art. 4, art. 5, art. 6, art. 25, art. 26, art. 49, art. 50, art. 75, art. 111 i art. 113 — eur-lex.europa.eu.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2026/1744 z 8 lipca 2026 r. zmieniające rozporządzenie (UE) 2024/1689, motyw 39 — Dz.Urz. UE L, 2026/1744, 24.7.2026.
• Ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003) — art. 5 ust. 1.